Kunden und Ausgangsrechnungen direkt aus geleisteter Arbeit
Kundenstammdaten werden mit Rechnungsanschrift, optionaler Kundennummer, Ansprechpartner, E-Mail und steuerlichen Angaben gepflegt. Beim Erstellen einer Rechnung ist der Leistungszeitraum frei von/bis wählbar.
- einzelne Schichten gezielt auswählen
- alternativ alle abgeschlossenen Zeiten eines kompletten Objekts im gewählten Zeitraum abrechnen
- zusätzliche manuelle Positionen für Material, Fahrtkosten, Zuschläge oder Pauschalen
- Doppelabrechnungsschutz für bereits zugeordnete Arbeitszeiten
- 0 %, 7 % und 19 % Umsatzsteuer sowie Kleinunternehmer-Modus
- Finalisierung, fortlaufende Rechnungsnummer und A4-PDF
Eigene Rechnungsvorlage mit Logo oder A4-Briefbogen
Jede Firma kann ihr eigenes Erscheinungsbild verwenden. Wahlweise wird das Standardlayout mit Firmenlogo genutzt oder ein kompletter A4-Rechnungsvordruck als JPG/PNG hinterlegt. Kopf- und Fußbereich lassen sich an den Briefbogen anpassen und vor der ersten echten Rechnung per PDF-Vorschau kontrollieren.
Beim Finalisieren wird die verwendete Vorlage an der Rechnung festgehalten. Spätere Änderungen am Firmenlayout verändern bereits finalisierte Rechnungen deshalb nicht rückwirkend.
sevDesk pro Mandant anbinden
Ein Firmenadministrator oder die berechtigte Buchhaltung kann den sevDesk API-Token des eigenen Unternehmens hinterlegen. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nicht wieder im Klartext angezeigt. Die Verbindung kann getestet, ersetzt oder getrennt werden.
Finalisierte Zeitkommando-Rechnungen können zu sevDesk synchronisiert werden. Zeitkommando legt den zugehörigen Kontakt bei Bedarf an und überträgt die Rechnung als Entwurf, damit der weitere Buchhaltungsprozess in sevDesk kontrolliert fortgeführt werden kann.
Lexware Office per Public API verbinden
Auch Lexware Office wird pro Firma angebunden. Der Public API Key wird mandantenbezogen und verschlüsselt gespeichert. Beim Verbindungstest kann Zeitkommando das verbundene Unternehmen erkennen.
Finalisierte Ausgangsrechnungen können als Rechnungsentwurf an Lexware Office übertragen werden. Der Synchronisationsstatus und die externe ID werden in Zeitkommando festgehalten.
Manuell synchronisieren oder automatisch übertragen
Für beide Anbieter kann die Übertragung gezielt pro Rechnung gestartet werden. Zusätzlich sind Einstellungen für eine automatische Synchronisierung vorgesehen. Synchronisiert werden nur finalisierte Rechnungen mit vergebener interner Rechnungsnummer – nicht bloße Entwürfe.
Buchhaltung bleibt vom operativen Betrieb getrennt
DATEV/Lohn, Kunden und Rechnungen sowie sevDesk/Lexware sind unter einem gemeinsamen Menüpunkt „Buchhaltung“ zusammengefasst. Die Rolle „Buchhaltung / Steuerberater“ kann diese Bereiche nutzen und firmenweite Stundenzettel einsehen, ohne dadurch automatisch Einsatzplanung, Personalakten oder Mitarbeiterverwaltung zu erhalten.
Mandantenbezogene Schnittstellen und geschützte Zugangsdaten
Jede Kundenfirma verwaltet ihre Buchhaltungsschnittstellen ausschließlich im eigenen Mandanten. API-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht wieder im Klartext angezeigt.
Rollen und Berechtigungen begrenzen den Zugriff auf Buchhaltungsfunktionen. Dadurch bleiben Integrationen, Rechnungsdaten und Zugangsschlüssel sauber vom operativen Bereich und von anderen Kundenmandanten getrennt.